İZLEME SÜRECİ BELGELERİ

Soru: Proje ödemeleri nasıl yapılmaktadır?

Cevap: Yararlanıcıya proje ödemeleri, sözleşme hükümleri ve sözleşmenin eki niteliğindeki proje bütçesi harcama takvimi göz önünde bulundurularak gerçekleştirilir. İlk İzleme Ziyaretinde, yararlanıcı tarafından hazırlanan ödeme talebi Ajansa sunulur. Eğer talep edilmişse, kabul edilebilir nitelikteki teminat şartının yerine getirilmiş olması kaydıyla, öngörülen azami destek tutarının yüzde kırkı ön ödeme olarak sözleşme imzalanmasının ardından kırk beş gün içerisinde yararlanıcının sözleşmede belirtilen banka hesabına aktarılır.

Genel Sekreter, sözleşme imzalanmadan önce yararlanıcının ve projenin risk ve ihtiyaç durumunu değerlendirmek amacıyla, Ajans personelini görevlendirerek ön izleme ziyaretleri yaptırabilir ve bunun sonucunda ön ödeme oranını yüzde yirmiden az ve yüzde altmıştan fazla olmamak kaydıyla yeniden belirleyebilir. Ön izleme ziyaretlerine ilave olarak sözleşme imzalanmasından sonra gerçekleştirilecek ilk izleme ziyaretleri ve başlangıç riski değerlendirmeleri neticesinde; Ajans, yararlanıcının ve projenin risk ve ihtiyaç durumunu değerlendirmek suretiyle, ön ödeme oranını yüzde yirmiden aşağı ve yüzde altmıştan yukarı olmamak kaydıyla yeniden belirleyebilir ve çok yüksek riskli projeler için gerekli tedbirler alınıncaya kadar ön ödeme yapılmamasına karar verebilir.

Ara ve nihai ödemeler ise yararlanıcı tarafından ilgili raporlar sunulduktan ve usulüne uygun ödeme talebinde bulunulduktan sonra yapılır. Bu ödemeler hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans, usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Bu aşamada yararlanıcının eş mali katkısı olan eş finansmanı, talepte bulunduğu oranda proje özel hesabına yatırması gerekmektedir. Ajans destek kapsamında yapacağı her türlü ödemeyi, kendi banka hesaplarından, yararlanıcı tarafından sözleşmede belirtilen banka ve bu banka nezdinde yararlanıcı adına açılmış projeye özel hesap numarasına, transfer talimatı ile gerçekleştirir.

Soru: Projemiz kapsamında bazı bütçe kalemlerinde öngörmüş olduğumuz bedellerde istikrarsız kur dalgalanmalarından dolayı olağanüstü artış olmuştur, bu artışı diğer bütçe kalemlerinden kullanabilir miyiz?

Cevap: Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, toplam proje bütçesinin %5 veya altında olduğu değişiklikleri yapılacak değişikliğin gerekçeleri ile birlikte projenin genel amacını değiştirmeyecek ve diğer başvuruların eşitliğine zarar vermeyecek nitelikte olmasına dikkat ederek yapabilirsiniz. Fakat herhangi bir bütçe kaleminin tamamının yapılmasından vazgeçilerek aktarımının başka bütçe kalemine sağlanması uygun değerlendirilmemektedir. Çünkü değişiklikler yapılırken proje yazım aşamasında belirlenmiş olan hedef kitle, nihai yararlanıcı, uygulama yeri, performans göstergesi vb. kriterlere de ulaşılması gerekmektedir.

Soru: Projemiz kapsamında Ajans usullerine göre ihale düzenlememiz gerektiği söylendi, ihale sürecini anlatabilir misiniz?

Cevap:İhale süreci, hazırlık, duyuru, tekliflerin alınması ve tekliflerin değerlendirilmesi aşamalarından meydana gelmektedir. Hazırlık aşamasında yararlanıcı yapılacak işi ayrıntıları ile açıklayan bir teknik şartname ve Ajans web sitesinde ve satın alma rehberinde bulunan teklif dosyasını hazırlar. Duyuru aşamasında yararlanıcı 450.806 + KDV’ye kadar olan alımlarda YEREL, bu rakamın üzerinde olan alımlarda ise ULUSAL basına en az 21 gün önce ilan edilmek üzere duyuru yapar. Ayrıca yararlanıcı, bu ilanı ihale gününe kadar Ajansın web sitesinde ve kendi web sitesinde ihale dosyası indirilerek incelenebilecek ve an az 21 gün kalacak şekilde yayınlar. Teklif aşamasında değerlendirme komitesi kurularak teklifler toplanır. İsteklilere ihale dosyası teslim belgesi ve teklif alındı belgeleri verilir. Tekliflerin değerlendirilmesi ise ihale günü ve saatinde dosyaların açılmaya başlamasıyla ve teknik ve mali değerlendirmeler yapılarak tamamlanır.

Soru: Kalkınma Ajansları Mali Desteklerinden Yararlanan Kamu İdarelerine Tahsis Edilen Kaynakların Aktarımı, Kullanımı, Muhasebeleştirilmesi İle Diğer Hususlara İlişkin Usul ve Esaslar’a tâbi olan kamu kurumuyuz. İlgili usul ve esaslara istinaden tevkifat, damga vergisi ve diğer vergileri proje özel hesabından ödemekte güçlük çekiyoruz. Bu ödemeleri kurumsal hesabımızdan yaparsak, Ajansınız açısından bir sorun teşkil eder mi?

Cevap: Anılan usul ve esaslarda da belirtildiği üzere Kalkınma Ajansları projelerinde her türlü proje  harcaması için özel hesabın kullanımı zorunludur. Özel hesap kullanılmadığı tespit edilen harcamalarda, harcamaya konu tutar Ajansımızca uygun olmayan maliyet olarak nitelendirilecektir ve yararlanıcıya ödenmeyecektir.

Soru: Projemiz kapsamında satın aldığımız makinemizi, daha iyi niteliklerdeki makine alacağımız için devretmemiz veya başka bir firmaya vermemiz mümkün müdür?

Cevap: Proje kapsamında alınan makinelerin firmanız demirbaşından çıkarılması için, projenizin fiili bitiş tarihi önemlidir. Projenizin bitiş tarihinden itibaren 3 yıl geçmemişse ilgili makine ve ekipmanları firmanız demirbaşında bulundurmak ve aktif olarak kullanmak durumundasınız. Aksi tespit edilen durumlarda Ajansımız Proje Faaliyetlerini Destekleme Yönetmeliği kapsamında destek tutarının 3 katı oranında cezaî müeyyide uygulanacaktır.

Soru: Proje görünürlük tabelamızı ne zaman kaldırabiliriz?

Cevap: Proje bitiş tarihinden itibaren başlamak üzere 3 yıl boyunca bütün proje görünürlük materyallerini korumak ve projenin görünürlüğünü sağlamak durumundasınız. Çeşitli sebeplerden dolayı tabelanızın yerini değiştirmeyi planlıyorsanız lütfen Ajansımızdan makul gerekçenizle birlikte yazılı cevap isteyiniz. Aksi takdirde görünürlük tabelasını mevcut konumda ve yasal süresi boyunca muhafaza etmeniz gerekir.

Soru: Proje yazımı aşamasında danışman firma tarafından oluşturulan KAYS kullanıcı adımız ve şifremiz kayboldu. Raporlama yükümlülüklerini yeni kullanıcı adıyla yerine getiremiyoruz. Ne yapmalıyız?

Cevap: Kabul edilen proje kullanıcı adı ve şifreniz olmadan, kabul edilmiş proje için raporlama işlemlerini yapamazsınız. Lütfen proje başvurusunu yapan personelden şifrenizi isteyiniz. Şifrenizi alamıyorsanız, KAYS ara yüzünde şifrenizi girdiğiniz bölümde bulunan “Şifremi unuttum” butonuna tıklayarak yönergeleri takip ediniz. KAYS yeni şifreyi sistemli kayıtlı e-posta adresine gönderecektir. Sistemde kayıtlı e-posta adresi de size ait değilse, yeni bir kullanıcı kaydı yaptırınız. Kayıt yaptığınız kullanıcı adı ile https://jira.yte.bilgem.tubitak.gov.tr:8083/secure/Dashboard.jspa linkinden KAYS talep yönetim sistemine girerek yeni talep oluşturunuz. Yaşadığınız durumu ve yeni kullanıcı adı ile ilgili projenin iliştirilmesi hususunda servis sağlayıcı kurum olan TUBİTAK’tan yardım isteyiniz. Süreç içerisinde TUBİTAK bilgi ve belgeler isteyebilir. Bu hususta lütfen servis sağlayıcısına yardımcı olunuz. Süreci hızlandırmak için TUBİTAK’a ait +90 (312) 289 92 22 telefon numarasından işleminizi takip edebilirsiniz.

Soru: Sosyal Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında desteklenen ve fiili süresi sona eren projemiz için yaptırdığımız atölye, kurumumuz bünyesinde aktif şekilde kullanılamıyor. Daha fazla hedef kitlesine ve personele sahip başka bir kamu kurumuna devretmemiz mümkün müdür?

Cevap: Lütfen Ajansımızdan yazılı bir cevap almadan hiçbir devir işlemi yapmayınız. Süreci net bir şekilde anlattığınız resmi yazı ile Ajansa başvuruda bulununuz. Ajansımız tarafından yazılı talebiniz, gerekçeleriniz ve destekleyici belgeleriniz incelenecek, sonrasına tarafınıza yazılı olarak yönlendirmelerde bulunulacaktır. Yazılı cevabı alıncaya kadar ilgili atölyeyi projede belirtilen şekliyle kullanmaya devam etmeniz gerekmektedir.

Soru: Uygulama aşamasına devam edilen projemizde küçük ölçekli inşaat işi için bütçe bulunmaktadır. Gerçekleştirdiğimiz ihalede, en avantajlı teklifi veren firma ile sözleşme imzalanmıştır. Ancak en avantajlı teklif, proje bütçemizin çok altında kalmaktadır. Arada kalan tasarruf miktarı ile kurumumuzun bazı ihtiyaçlarını gidermemiz mümkün mü?

Cevap: Lütfen ilgili satın alımın detaylarıyla ilgili izleme uzmanınızla görüşünüz. İzleme uzmanınız konu ile ilgili değişiklik yapılıp yapılamayacağı konusunda sizi bilgilendirecektir. Ancak hiçbir gerekçe gösterilmeksizin ve proje ile ilgisi olamayan yeni bütçe kalemlerinin projeye eklenmesi mümkün değildir ve bu şekilde yapılan talepler Proje Faaliyetleri Destekleme Yönetmeliği’ne göre reddedilir.

Soru: Proje uygulama yerimizin olumsuz hava muhalefetine maruz kalması sebebiyle faaliyetlerimizi gerçekleştiremiyoruz. Proje süresini uzatmayı düşünüyoruz. Hangi belgelerle başvurmalıyız?

Cevap: Proje süresi mücbir sebepler dışında uzatılamaz. Proje uygulama bölgesinde deprem, yangın, sel, doğal afet vb. mücbir sebebin bulunduğunu belgelendirebilirseniz Ajansımıza bir zeyilname talebi sunmanız gerekmektedir. Zeyilname talebiniz Ajansımızca değerlendirilerek tarafınıza bir cevap yazısı gönderilecektir. Zeyilname talebinizdeki destekleyici belgeleriniz, değerlendirmenin sağlıklı yapılabilmesi için çok önemlidir. Örneğin uygulama bölgesinde sel olduğunu ele alalım. Destekleyici belge olarak Afet ve Acil Durum Müdürlüğü’nden ilgili bölgede sel olduğuna dair resmi bir yazı sunabilirseniz, Ajansımız tarafından olumlu olarak değerlendirilebilecektir. Bunun dışında destekleyeci belgeler ve süre uzatma gerekçeleriniz hakkında lütfen izleme uzmanınızdan bilgi alınız.